Rekisteröityjen pyyntöjen käsittely KUA:n toiminnassa

Kunnioitamme yksityisyyttäsi. Siksi haluamme kertoa, miten ja miksi henkilötietoja kerätään, mitä oikeuksia henkilötietoihin liittyy ja miten oikeuksia voi käyttää.

Tietosuojaan liittyviä termejä ja käsitteitä

”Henkilötiedot” tarkoittavat paitsi yksityiselämään liittyviä tietoja, myös kaikkia tietoja, joista henkilön voi tunnistaa suoraan tai välillisesti.

”Käsittely” tarkoittaa kaikenlaista henkilötietoihin liittyvää toimintaa, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, mukauttamista tai muuttamista, noutamista, konsultointia, käyttöä, luovuttamista, yhdistämistä, käytön rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tavat.

”Henkilötietojen käsittelijä” tarkoittaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

”Tarkoitus” tarkoittaa syitä, joiden takia rekisterinpitäjän täytyy kerätä ja käsitellä henkilötietoja. Kirkon Ulkomaanavun säätiö ja Kirkon Ulkomaanapu (yhdessä ”Kirkon Ulkomaanapu” tai ”KUA”) keräävät ja käsittelevät henkilötietoja joko rekisterinpitäjinä tai henkilötietojen käsittelijöinä, jotka toimivat rekisterinpitäjän puolesta. Jos haluat käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia, voit aina ottaa yhteyttä Kirkon Ulkomaanapuun. Noudata alla annettuja ohjeita.

Mitä oikeuksia minulla on?

Rekisteröitynä voit käyttää seuraavia oikeuksia, jotka liittyvät henkilötietoihin, joita KUA on sinusta kerännyt ja joita se käsittelee:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada KUA:lta vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietyissä tapauksissa voit pyytää KUA:ta poistamaan henkilötietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että KUA oikaisee sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tämä tarkoittaa, että voit myös pyytää KUA:ta päivittämään tai täydentämään henkilötietojasi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus vaatia, että KUA ei saa käsitellä henkilötietojasi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tapauksissa voit pyytää KUA:ta rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin ja asettaa käsittelylle tiettyjä ehtoja.

Oikeus peruuttaa tietojen käsittelyä koskeva suostumus

Voit milloin tahansa peruuttaa henkilötietojesi käsittelyä koskevan suostumuksen, jonka olet antanut KUA:lle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietyissä tapauksissa voit pyytää KUA:ta toimittamaan sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valituksen tekeminen

Jos katsot, että KUA rikkoo voimassa olevia tietosuojasäännöksiä, voit tehdä valituksen.

Huomaathan, että lainsäädännön nojalla oikeuksia saatetaan myös rajoittaa tietyissä tapauksissa. Näin on esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi luovuttamisen seurauksena saat pääsyn toisen henkilön henkilötietoihin tai jos pyydät KUA:ta poistamaan henkilötietoja, joita KUA:n täytyy lainsäädännön nojalla säilyttää.

Miten oikeuksia voi käyttää?

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai esittää tietosuojakäytäntöön liittyviä kysymyksiä tai huomautuksia, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavasti:

• Kirjoita meille sähköpostia osoitteeseen: dataprotection@kirkonulkomaanapu.fi
• Lähetä meille kirjepostia toimistojemme osoitteisiin. Voit tarkastaa osoitteen sivulta: https://www.kirkonulkomaanapu.fi/yhteystiedot/
• Soita oman maasi KUA-toimistoon.

KUA käsittelee kaikki pyynnöt riippumatta siitä, miten päätät ottaa meihin yhteyttä. Jotta voisimme käsitellä pyyntösi, tarvitsemme seuraavat tiedot:

• Koko nimi*
• Asema (työntekijä, hakija jne.)
• Sähköpostiosoite tai muu yhteystieto*
• Henkilöllisyyden todistaminen: sinua saatetaan pyytää todistamaan henkilöllisyytesi
• Maa / alue
• Pyynnön tyyppi*

* Nämä tiedot ovat pakollisia, jotta KUA voi käsitellä pyyntösi.

Pyyntöjen käsittely

Pyyntösi toimitetaan asiasta vastaavalle KUA:n yhteisölle. Käsittelijä riippuu siitä, mitä pyyntösi koskee. Saat sähköpostilla vahvistuksen siitä, että pyyntösi on vastaanotettu. KUA pyrkii käsittelemään pyyntösi ilman kohtuutonta viivettä. Pyyntösi käsitellään aina yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntösi on erityisen vaativa tai esität useita pyyntöjä, vastausaika voi olla yhteensä kolmekin kuukautta. Jos vastausaika on tavallista pidempi, ilmoitamme sinulle asiasta yhden kuukauden kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet pyyntösi.

Jos esität pyyntösi sähköisesti, KUA vastaa pyyntöösi yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet erikseen toisin pyydä. Pyynnöt olisi aina hyvä esittää näiden ohjeiden mukaisesti. Tarvittaessa voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle ja/tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten KUA käsittelee pyyntöjä?

Saat ilmoituksen, kun KUA on käsitellyt pyyntösi. Toimitamme sinulle pyyntöösi liittyvät tiedot valitsemallasi tavalla. Alla on tarkempia tietoja siitä, miten KUA käsittelee rekisteröityjen yleisimpiä pyyntöjä:

Oikeus saada pääsy tietoihin

KUA vahvistaa, käsitteleekö se henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulle toimitetaan jäljennös tiedoistasi ja annetaan olennaiset tiedot käsittelystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Jos pyyntö on perusteltu, pyynnön käsittelevä KUA:n työntekijä ohjeistaa käsittelevää yhteisöä poistamaan henkilötietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Pyynnön käsittelevä KUA:n työntekijä ohjeistaa käsittelevää yhteisöä oikaisemaan henkilötietosi. Saat vahvistuksen, kun henkilötietojasi on oikaistu tai päivitetty. Huomaathan, että kun lähetät pyynnön, tietosuojavastaava arvioi ensin:

• tarvitseeko KUA lisätietoja, jotta pyyntösi voidaan käsitellä; tai
• voidaanko pyyntösi ylipäänsä käsitellä. Tässä tapauksessa perustelemme päätöksemme.

Jos KUA on henkilötietojen käsittelijä

Jos KUA on henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja rekisterinpitäjän puolesta, pyynnöt kannattaa lähettää suoraan rekisterinpitäjälle. Jos lähetät pyynnön KUA:lle, KUA ilmoittaa asiasta rekisterinpitäjälle. Ilmoitus tehdään viipymättä ja KUA:n ja rekisterinpitäjän sopimien ehtojen mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi kehottaa KUA:ta käsittelemään pyyntösi. Tässä tapauksessa KUA noudattaa aina edellä kuvattua menettelyä ja tekee tiivistä yhteistyötä rekisterinpitäjän kanssa.

Palaa sivulle KUA:n tietosuojakäytäntö