Kyrkans Utlandshjälps dataskyddspolicy

Kyrkans Utlandshjälp (KUH) värnar om dina uppgifter då du stödjer oss för att göra en positiv förändring hos de mest sårbara människorna i sköra omständigheter.

När du bidrar till vårt arbete behandlar vi en del uppgifter om dig.

Det gör vi när du till exempel:

  • Donerar ett fast månatligt belopp eller gör en enstaka donation
  • Upprättar ett gåvobrev
  • Uppmärksammar KUH i ditt testamente
  • Donerar via en digital gåva, Annorlunda Gåva, på vår webbsida
  • Har donerat ett belopp en eller flera gånger
  • Blir volontär för KUH, t.ex. Lärare utan gränser, Changemaker eller Kvinnobanken
  • Ansöker om ett jobb eller är anställd hos KUH
  • Prenumererar på vårt nyhetsbrev eller vår tidning Tekoja – Handlingar
  • Besöker vår webbsida.

I en del fall behandlar vi dina uppgifter som ett villkor för att ta emot ekonomiskt stöd från dig eller för att ha ett avtal med dig. Därför har vi tagit fram denna dataskyddspolicy för att informera dig om hur vi skyddar dina uppgifter och behandlar dem enligt dataskyddsförordningarna. KUH samlar in uppgifter om personer som påverkas av en kris i syfte att hjälpa, föra statistik och utföra obligatorisk rapportering. Dessa uppgifter anonymiseras när det är möjligt och förvaras utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Ansvarig för uppgifter samt kontaktinformation

KUH är personuppgiftsansvarig för uppgifterna som vi behandlar om dig när du som privatperson eller som ägare till ett enmansföretag skickar donationer till oss, när du köper varor i vår webbutik, när du vill bli volontär för KUH eller när vi kontaktar dig i allmänhet, t.ex. när du funderar på att bli donator. KUH är också gemensamt personuppgiftsansvarig för vissa allmänna register, som till exempel med SecuryCast, Finska bibelsällskapet och Finska Missionssällskapet.

Rollen som personuppgiftsansvarig vid behandling av dina personuppgifter innebär också att vi som organisation fastställer syftena med och metoderna för att behandla dina uppgifter. Vi gör vårt bästa för att skydda dina uppgifter och vidtar bland annat interna organisatoriska och tekniska åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Som gemensamt personuppgiftsansvariga fastställer de personuppgiftsansvariga tillsammans syftet med och metoderna för att behandla dina uppgifter baserat på ett avtal mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga.

KUH kan också ha en roll som personuppgiftsbiträde. Det här innebär att KUH behandlar personupgifter för en personuppgiftsansvariges räkning och enligt den ansvariges instruktioner. Då är behandling baserad på en personuppgiftsbiträdesavtal med en personuppgiftsansvarige. KUH:s landskontorer kan också agera som personuppgiftsbiträde för KUH för  övriga register, som mestadels är KUH:s interna personalregister.  De personuppgiftsbiträdesavtal som krävs enligt lagen har ingåtts mellan KUH:s lansdkontorer och KUH stiftelsen

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss enligt följande:

Kyrkans utlandshjälps dataskyddsombud, jurist Viivi Varila.

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter: e-post dataprotection@kirkonulkomaanapu.fi, tel. +358505777114. Registrerade kan kontakta dataskyddsombudet i allt som rör behandlingen av personuppgifter eller för att utöva sina rättigheter baserat på dataskyddsförordningen.

Vilka uppgifter om dig behandlar vi?

När du donerar till oss eller köper varor i vår webbutik behandlar vi följande uppgifter om dig:

  • För- och efternamn
  • Adress, postnummer, postort, land
  • Mobilnummer
  • E-postadress
  • Kreditkortsinformation (krypterat via serviceleverantören Paytrail)
  • Namn på bank om du vill donera via banköverföring
  • Information om donationen, inklusive belopp, antal donationer och vad du har donerat
  • Information om huruvida du vill donera eller inte
  • Bankinformation, som registrerings- och kontonummer i samband med banköverföringar
  • Information om betalningar, inklusive missade betalningar
  • Köp av varor på vår webbsida
  • Information om ditt testamente, inklusive eventuell andel av totalt arv
  • Eventuella begäranden, kontakter, anspråk och klagomål
  • Uppgifter som har förbättrats av samarbetspartner för kvalitetssäkrings- och marknadsföringsändamål
  • Eventuella bilder på webbsidan, om du har lämnat ditt samtycke
  • Medlemsstatistik

Vilka uppgifter om dig behandlar vi om du är volontär eller ansöker om ett jobb?

  • För- och efternamn
  • Födelsedatum
  • Kön
  • Mobilnummer
  • Adress, postnummer, postort och land
  • E-postadress
  • Ansökan och eventuellt CV

Uppgifter som vi behandlar om våra anställda finns på KUH:s intranät.

Vi registrerar som regel inte känsliga uppgifter/särskilda kategorier av uppgifter eller kriminella gärningar som rör dig. Vid internationellt biståndsarbete kan dock uppgifter om bidragsmottagare inkludera särskilda kategorier av uppgifter. Sådana uppgifter behandlas med förstärkta tekniska och organisatoriska åtgärder. Som arbetsgivare behandlar KUH sådana uppgifter om anställda som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag. De uppgifter som KUH behandlar i sin interna klagomålsmekanism kan också inneha känsliga uppgifter/särskilda kategorier av uppgifter.

Cookies

När du besöker Kyrkans Utlandshjälps webbsida lagrar din webbläsare automatisk cookies på din dator. Cookies kan innehålla text, siffror, datum, geografisk information och andra uppgifter, men inte personliga uppgifter. En cookie är inte en applikation och gör det inte heller möjligt för virus eller andra skadliga program att angripa din dator. Cookies skadar inte din dator på något sätt.

Cookies hjälper oss att se hur många som har besökt vår webbsida, spara val som gjorts på webbsidan (t.ex. språkinställningar), följa hur webbsidan används (dvs. vad man klickat på) samt inrikta och kontrollera marknadsföring (t.ex. så att man inte visar samma reklam flera gånger). Vi följer dock inte information om enskilda besökare, utan lagrar användardata t.ex. utifrån beteende och geografisk plats.

Cookies hjälper oss att förbättra användarupplevelsen på webbsidan samt säkerställa att endast reklam som intresserar användaren visas på webbsidan. Du kan t.ex. se Kyrkans Utlandshjälps reklam när du besöker andra webbsidor. Cookies gör detta möjligt.

Om du inte vill lagra cookies på din dator kan du förbjuda användningen av cookies i webbläsarens inställningar.

För vilka ändamål behandlar vi dina uppgifter?

Vi behandlar dina uppgifter för att:

  • Ta emot, registrera och behandla donationer från dig
  • Leverera Annorlunda Gåva-kort som du har köpt på vår webbsida samt behandla dina beställningar och betalningar
  • Skicka nyhetsbrev till dig, om du prenumererar på dem
  • Skicka marknadsföringsmaterial till dig om det är enligt marknadsföringsbestämmelserna
  • Skapa en profil för att möjliggöra bästa möjliga relation, inklusive kvalitetssäkring och marknadsföring. Med denna profil kan vi rikta relevant marknadsföring till dig baserat på dina personuppgifter och preferenser.
  • Behandla information om korrespondens med dig, inklusive eventuella begäranden eller klagomål
  • Ta fram statistik för att veta t.ex. antalet donator, ålders- och könsfördelning, genomsnittligt donationsbelopp m.m.
  • Behandla din ansökan om att bli volontär
  • Etablera och hantera ditt anställningsförhållande
  • Utbilda vår telefonförsäljningspersonal
  • Hjälpa människor som påverkats av kris i KUH:s programområden, utföra obligatorisk rapportering och revision av och statistik över vårt arbete
  • Förbättra funktionen på vår webbsida och ta fram statistik över användningen av den

Vilka är de lagliga grunderna för behandlingen av dina uppgifter?

När du donerar ett belopp eller köper varor i vår webbutik kan vi behandla dina allmänna ID-uppgifter, donationer, beställningar osv. eftersom det behövs för att vi ska kunna leverera dina varor och behandla din donation. På samma sätt kan vi, innan vi tar emot din donation eller innan du gör ett köp i webbutiken, behandla dina uppgifter som en del av arbetet som vi gör innan vi ingår ett avtal med dig. När du testamenterar ett belopp till oss kan vi också behandla dina uppgifter för att göra de arrangemang som krävs för att vi ska kunna ingå ett avtal med dig. Det gäller också när du ansöker om att bli volontär.

När det gäller ditt personnummer kan vi behandla det i samband med din donation i länder där skatteavdrag kan göras för donationer, eftersom skatteavdrag ska rapporteras med personnummer enligt bestämmelserna om skattekontroll. Vi använder också personnumret för att upprätta återkommande betalningar med NETS (BS-avtal).

Enligt redovisningsbestämmelserna är vi rättsligt förpliktade att behandla transaktionsspår avseende våra finansiella konton.

Vi kan behandla information om eventuella frågor eller klagomål, då vi har ett berättigat intresse av att ge dig bästa möjliga upplevelse, besvara eventuella frågor eller avgöra ett eventuellt rättsanspråk.

Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina grundläggande personuppgifter för profilerings- och marknadsföringsändamål för att bättre och mer exakt justera vår information och marknadsföring till dig. Vi har dessutom ett berättigat intresse av att behandla information om aktiviteter på vår webbsida på IP-adressnivå för att förbättra webbsidans funktion och ta fram statistik.

Enligt bestämmelserna om medelanskaffning har vi som internationell hjälporganisation rätt att kontakta dig för att be om en donation.

När KUH behandlar uppgifter om bidragsmottagare i sitt humanitära programarbete sker det antingen baserat på ett uttryckligt samtycke eller för att värna de registrerades eller andra personers intressen. När KUH behandlar uppgifter om anställda baseras det på den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelser. När KUH behandlar uppgifter i sin interna klagomålsmekanism baseras det på den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelser.

Den lagliga grunden för behandlingen har definierats för varje register i förhand i KUH:s  interna document Register över behandling och den reviseras regelbundet  till exemplel  i samband med  en konsekvensbedömning om behandling av personuppgifter.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Vi lagrar dina uppgifter så länge som vi anser det nödvändigt. Det innebär bland annat att vi, när vi fastställer hur länge vi ska lagra uppgifterna, väger in ett antal kriterier, inklusive:

  • Redovisningsbestämmelser avseende lagring av redovisningsmaterial
  • Andra bestämmelser om lagring av betalningsinformation
  • Om vi har skapat en särskild relation med dig som donator eller potentiell donator
  • Om vi har varit i kontakt med dig under de senaste två åren
  • Om vi har tagit emot donationer från dig under de senaste fem åren
  • Om du har varit volontär; hur sannolikt är det att vi kan rekrytera dig inom den närmaste framtiden.

När det gäller cookies kan du läsa mer ovan om t.ex. när vår cookiepolicy löper ut. Perioden för att bevara uppgifterna har definierats i förväg av varje register i KUH:s interna Register över behandling.

Vem delar vi dina uppgifter med och var samlar vi in dina uppgifter?

Vi delar dina uppgifter endast med samarbetspartner om det finns ett verkligt och juridiskt behov av det och den rättsliga grund som varje register behandlas på möjliggör detta. Om det är fråga om personuppgifter som KUH behandlar baserat på avtal eller samtycke, kommer vi att informera dig i förväg om dessa uppgifter kan delas med partner. Vi delar inte dina personuppgifter utan vare sig ett bearbetningskontrakt med en partner eller ett erforderligt överföringsverktyg, vilka är dokumenterade. Vi har interna förfaranden som tryggar att endast anställda som har ett arbetsrelaterat behov har åtkomst till dina uppgifter.

Vi använder dessutom externa personuppgiftsbiträden med vilka vi har ett personuppgiftsbiträdesavtal. I vissa fall samlar vi dessutom in uppgifter från externa samarbetspartner. Läs mer under ”Profilering” nedan.

Överföring av personuppgifter till tredje länder

Eftersom KUH är ett övergripande dataansvarigt organ tillämpas EU:s dataskyddsförordning på vår behandling av dina personuppgifter, oavsett var i världen det sker. När KUH:s landskontor utanför EU behandlar KUH:s uppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde tillämpas EU:s dataskyddsförordning på behandlingen. KUH:s landskontor utanför EU/EES tillämpar lokala lagar och KUH:s riktlinjer vid behandlingen av sina egna uppgifter om bidragsmottagare. Om de överför dessa uppgifter till KUH inom EU tillämpas EU:s dataskyddsförordning även på dessa uppgifter.

Om du är volontär utomlands kan dina uppgifter överföras till KUH:s lokala kontor utanför EU/EES.

Vi säkerställer att nödvändiga garantier lämnas för att skydda dina uppgifter då de behandlas vid våra kontor utanför EU/EES. Det innebär bland annat att:

  • Vi endast överför uppgifter utanför EU/EES när det finns ett särskilt behov av det då du arbetar som volontär utanför EU/EES.
  • Vi överför uppgifterna eftersom det behövs för att uppfylla ett avtal med dig eller för att vidta steg baserat på din begäran innan vi ingår ett sådant avtal.
  • Även om uppgifterna behandlas vid våra lokala kontor utomlands äger själva behandlingen endast rum på servrar i EU och i KUH:s slutna nätverk.
  • Vi använder EU-kommissionens standardavtalsklausuler vid överföring när det är möjligt.

Säkerhet

KUH har vidtagit interna organisatoriska och tekniska åtgärder för att skydda dina uppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse, försvinnande eller ändring, obehörig vidareförmedling och obehörig åtkomst till eller kunskap om dessa uppgifter. KUH implementerar och förbättrar ständigt dessa interna organisatoriska och tekniska arrangemang. Dessa säkerhetsåtgärder är underförstådda inom KUH och i samarbete med avtalspartner. Dataskyddsombudet övervakar även all behandling av personuppgifter hos KUH. KUH har interna riktlinjer och personalen utbildas i hur man behandlar personuppgifter på ett säkert sätt. KUH har processer och instruktioner på plats för hur man går tillväga om ett dataintrång inträffar. Varje register som KUH är registeransvarig eller personuppgiftsbiträde har dokumenterats KUH:s interna Register över behandling enligt lag.

Följderna av att inte lämna uppgifter

Vi måste behandla dina uppgifter för att kunna behandla dina donationer och skicka dina köp enligt avtal.

Om du inte vill att vi behandlar dina uppgifter kan det leda till att vi inte kan behandla dina donationer eller skicka varor som du har köpt på webbsidan.

Profilering

För att trygga en så meningsfull relation som möjligt med dig och för att kunna analysera målgrupper använder vi allmänna personuppgifter såsom donationsintervall och typ av donation för att skapa en profil åt dig. Vi samlar in dessa uppgifter bland annat baserat på dina donationer.

När det gäller kvalitetssäkring av de uppgifter som vi använder och i samband med marknadsföring finns det fall där vi förbättrar de befintliga uppgifterna om dig som vi har samlat in från samarbetspartner.

Baserat på de uppgifter som vi har om dig kan vi i en del fall också använda grundläggande personuppgifter, t.ex. vid segmentering, för att marknadsföra oss på sociala medier.

KUH fattar inga automatiska beslut.

Vilka är mina rättigheter?

Enligt EU:s dataskyddsförordning har du ett antal rättigheter gällande uppgifterna om dig som vi behandlar. Det finns vissa undantag till dessa rättigheter och du kan inte hävda dina rättigheter i samtliga fall.

Du har rätt till insyn i uppgifterna som vi behandlar om dig.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade.

Du har rätt att be att uppgifterna raderas om det inte finns något lagligt behov av att behandla dina uppgifter.

Du kan, under vissa begränsningar, invända mot att dina personuppgifter behandlas, t.ex. vid profilering.

Du har i en del fall också rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter.

Om behandlingen av dina personuppgifter baseras på ett avtal eller ett kontrakt och behandlingen sker helt automatiskt har du, med vissa undantag, också rätt till dataportabilitet.

Du kan dessutom invända mot att dina personuppgifter behandlas.

Om vår behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke har du rätt att återkalla ditt samtycke.

Var kan jag inlämna klagomål?

Du har rätt att inlämna klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till dataombudsmannens byrå på följande adress:

Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors, Finland

E-post: tietosuoja@om.fi

Tel. +358 29 566 6700

Läs också: Hantering av begäranden från registrerade